在日常实际中，客户的会议室总是千差万别的，不可能按POLYCOM视频会议的统一要求来建设或改造。但有一些基本要求，却是对视频会议的实际效果影响非常大的。这是很多视频会议项目中被忽视的问题。
多媒体视频会议室是召开本地或远程会议，进行交流沟通的场所，会议室设计的合理性会直接影响开会的效率。完整的会议室规划设计除了给参会人员提供舒适的会议环境外，更重要的是要实现语言与视觉的良好同步效果，让每个人听懂、看清，使交流畅通。通过简洁和高度集中的控制，使会议顺利进行。
经过对客户会议室的设计充分从使用方的实际使用功能需求出发，遵循功能全面、使用便捷、运行稳定、升级简便的设计原则。根据现代多媒体视频会议室发展趋势，结合多年的相关经验，企业的远程视频会议室具有以下功能和特点：
大型会议室拥有大屏幕显示：能够清晰还原、显示高清视频信号和其他视频信号；
画面采集：多角度的高清视频采集设备；
音频扩声：高保真的人声还原、重现；
数字会议：高效、安全稳定的会议拾音设备；
会议灯光：满足会议照明及摄像的灯光；
会议环境：适宜的会议室装修以及环境设置
一、 集团大型会议室设计
某地产集团大型会议室面积约160平米，属于大型会议室。常用于大型视频会议、年终总结会、培训报告等。
视频显示及信号切换系统
因会场空间较大，参会人数也较多，所以视频显示系统需配置较大显示面积的显示设备及增加显示设备数量。可选择在主席台后部设置一套1×2的100寸背投大屏幕拼接显示系统，主席台两侧，如果条件允许，可设置80寸辅助背投或正投显示系统。由于该公司会议室纵深较长，可以在观众席后部配置若干台42寸以上等离子电视，用以满足后部观众席的视频观看需求。在主席台与观众席之间配置两台42寸以上等离子及落地支架，用以给主席台领导观看本端或远端的视频画面。视频信号切换处理系统可选择一台视频矩阵及一台高清矩阵，用以根据会场情况切换显示系统的输入视频信号源及送出视频图像的信号源。
视频会议终端配置
此次为该客户配置了一台Polycom HDX8000终端，HDX 8000具备多路高清音视频输入输出接口，同时还具备S端子、电话等接口，满足大会议室集成及拨打固定电话或手机要求。由于集团大会议室桌子摆放方式多变，终端放置于控制间内。
摄像机设计
大型会议室由于摄像头视角、旋转角度、变焦等限制，1个摄像头远远不能满足这种大型会议室要求，且1个摄像头不能同时兼顾主席台及会场与会者。因此我方建议可在再选购一个高清摄像头满足会场采景需要。
由于要同时要兼顾主席台及会场观众，因此摄像机位置设计必须合理设计。我方建议设计如下：
可在会场中央位置（正对主席台）天花位置安装定型托盘，用于安装高清摄像头，保证主席台各位置均能采集到信号。由于摄像头采集范围是整个主席台，会将主席台背投图像采集至摄像头，会导致摄像头逆光使采集到的图像相对会很黑，因此摄像头必须要安装在会场中央位置，使用摄像头变焦方式来规避背投图像进入摄像头。
在正中央背投上方安装另外一只高清摄像头，保证可采集到会产各角落图像。
灯光
会议室内灯光照度不低于500Lux，色温不低于4100K，显色指数不低于85。不能使用筒灯，推荐使用可调光三基色灯，且充分利用散射光，减少或避免使用直射光线。要注意垂直光与面光之间的均衡性。
要满足会议室作为主会场和分会场等多种功能照明的需要。
二、 其他中小型会议室设计
该客户其他分公司会议室面积大概20～50平米左右，属于中小型会议室。
视频显示
由于会议室较小，建议使用大屏幕液晶电视或者等离子电视作为视频输出设备。
如果使用投影机输出，容易产生以下问题：
Ø 关于光线：投影机需要较暗的光线才能够显示清楚，但是由于视频会议效果的要求，摄像头采光不好的话影响效果；
Ø 关于音响：投影机没有音频输出，需要增加音箱重新布线等；
Ø 关于接口：现在投影机大部分为标清接口，但是宝利通视频会议终端为高清设备，使用标清输出设备影响效果；
摄像机设计
各中小型会议室，使用一路摄像头就基本能满足整个会议的摄像需求，考虑到使用会议室的人员可能是公司的中层领导，可以通过摄像头的转动和预设位置满足捕捉领导特写的需求。
摄像机应尽量靠近会议室的中间摆放，摆放的高度为1.4米-1.8米左右（根据实际情况实行），不宜太高与太低，尽量拍摄到所有的与会人员；如无法摆放到中间位置，可安装在离电视机边缘20厘米处；拍摄范围中尽量避免拍摄到灯具（灯具的强光点会影响摄像机的曝光值，而自动调低信号的输出亮度，使人员面部显得昏暗）。
